oi là phần viết tắt và không được theo sau bởi dấu phẩy.
4. THE BODY OF THE LETTER (PHẦN THÂN CỦA BỨC THƯ)
Những bức thư thân mật cũng được chia thành hai dạng: thư thân mật trang trọng và thư thân mật không trang trọng.
Dạng thư trang trọng phải được sắp xếp sao cho toàn bộ bức thư chỉ gói gọn trong một trang. Điều đó sẽ giúp người nhận thư xác định thông tin một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Ngoài ra thư trang trọng phải được viết dựa theo những quy tắc và quy định nhất định. Có một số loại thư thân mật trang trọng, đó là: thư mời tham gia một công việc trang trọng, thư thông báo và thư công nhận. Trong những dạng thư ấy, ngôi thứ ba thường được sử dụng rất nhiều. Nếu các bạn nhận được bức thư được viết bằng ngôi thứ ba, phần thư trả lời của mình các bạn cũng phải sử dụng dạng viết ấy.
Nếu các bạn viết:
Mr. and Mrs. John Evans regret that we are unable to accept Mrs. Elliott's kind invitation for the theatre on Thursday, May the fourth as we have a previous engagement .
sẽ thể hiện sự thiếu hòa hợp, tương thích khi viết thư trao đổi. Chính vì vậy các bạn nên viết như sau:
Mr. and Mrs. John Evans regret that they are unable to accept Mrs. Elliott's kind invitation for the theatre on Thursday, May the fourth as they have a previous engagement.
Các bạn hãy lưu ý trong phần thư trang trọng, giờ giấc và ngày tháng sẽ không được viết bằng số mà phải viết bằng chữ cái.
Với phần thư thân mật, không trang trọng, không có quy tắc đặc biệt nào cả ngoại trừ văn phong lịch sự, nhã nhặn. Điều đó đòi hỏi chúng ta phải suy nghĩ cho rõ ràng, minh bạch rồi mới viết ra. Việc dành vài phút suy nghĩ xem các bạn muốn nói gì trước khi bắt tay vào viết thư là điều hết sức cần thiết. Bởi viết một bức thư rời rạc, không mạch lạc cũng không khá hơn việc bạn mặc một bộ quần áo cẩu thả, nhếch nhác.
Các bạn hãy đảm bảo rằng mình viết đúng chính tả. Nếu gặp bất kỳ khó khăn nào trong việc viết chính tả các bạn hãy để sẵn một cuốn từ điển nhỏ trong ngăn kéo bàn để tiện cho việc tra từ.
Các bạn nhớ viết hoa khi bắt đầu một câu. Ngoài ra nếu các bạn chuyển sang đề tài khác thì hãy viết một đoạn mới. Hãy đặt dấu chấm ở cuối câu tường thuật hoặc dấu chấm hỏi trong câu nghi vấn và dấu chấm than trong câu cảm thán. Các bạn hãy nhớ để lề ở cả hai phía của bức thư để giúp bức thư nhìn rõ ràng hơn.
Trong phần thân của một bức thư thương mại câu mở đầu là quan trọng nhất và thường được dùng để đưa ra đề tài hoặc mục đích viết thư. Đưa đề tài ở ngay câu đầu tiên sẽ giúp người nhận thư ngay lập tức có thể tập trung vào vấn đề chính của bức thư.
Ngoài ra, trong phần này các bạn cũng nên gợi ý một cách nhã nhặn sở thích cá nhân của người nhận thư.
Ví dụ, người nhận thư có thể sẽ cảm thấy phản cảm khi đọc được dòng viết sau trong thư:
Yours of the 14th regarding the shortage in your last order received.
Các bạn hãy quan sát xem câu sửa dưới đây đã nhã nhặn, lịch sự hơn chưa:
We regret to learn from your letter of March 14th that there was a shortage in your last order.
Các đoạn văn trong phần thân của bức thư nên được dùng để phân chia các ý mà các bạn muốn truyền đạt. Nếu các bạn có thể sắp xếp và nhóm sẵn trong đầu các chủ đề và ý một cách logic thì các bạn sẽ không gặp khó khăn gì trong việc tách chúng thành các đoạn nhỏ trong bức thư. Nếu mỗi đoạn bạn viết chỉ gồm có một đề tài, ý và những thông tin liên quan hay bổ trợ người đọc thư sẽ hiểu nhanh và dễ dàng hơn.
Về phần bố cục, dòng đầu tiên của phần thân bức thư nên được đặt cách lề trái cùng khoảng cách như phần địa chỉ bên trong và phần câu chào.
Ngoài ra, phần mở đầu của tất cả các đoạn đều nên lùi vào khoảng 3cm từ bên lề trái để người nhận thư có thể dễ dàng nhận dạng từng đoạn.
Các bạn hãy lưu ý không nên viết hoặc đánh máy cả hai mặt của tờ giấy viết thư. Trong phần thư thương