mại, nếu bức thư đó yêu cầu nhiều hơn một trang các bạn hãy dùng tờ giấy khác có cùng kích cỡ và chất lượng để viết tiếp. Và lưu ý, những tờ tiếp theo đó sẽ không có phần tiêu đề và câu chào, ngoài ra còn được đánh số ở trên cùng.
5. THE COMPLIMENTARY CLOSE (PHẦN KẾT THÚC, TÁN TỤNG)
Phần kết thúc, tán tụng nằm ngay dưới phần thân của bức thư, cách khoảng 2, 3 dòng. Chỉ có từ đầu tiên của câu tán tụng là cần được viết hoa còn lại chúng ta viết như bình thường. Dấu phẩy thường được đặt ở cuối phần kết thúc, tán tụng.
Những từ các bạn có thể sử dụng rất đa dạng dựa theo sự thân thiết, tình hữu nghị giữa người gửi thư và nhận thư.
Trong phần thư thương mại, những câu tán tụng khá hạn chế, chỉ gồm một số câu dưới đây:
Yours truly,
Truly yours,
Yours very truly,
Very truly yours,
Yours respectfully,
Respectfully yours,
Yours very respectfully,
Nếu người viết có mối quan hệ thân thiết hơn với người nhận thư, họ có thể sử dụng những câu dưới đây:
Faithfully yours,
Cordially yours,
Sincerely yours,
Những bức thư văn phòng không trang trọng thường dùng:
Respectfully yours,
Yours respectfully,
Còn những bức thư thân mật không trang trọng thường dùng:
Yours sincerely,
Yours very sincerely,
Yours cordially,
Yours faithfully,
Yours gratefully,
Yours affectionately,
Very affectionately yours,
Yours lovingly,
Lovingly yours,
Các bạn hãy lưu ý "Yours" có thể đứng ở đầu hoặc cuối của phần kết thúc, tán tụng nhưng không được viết tắt hoặc bỏ sót.
6. THE SIGNATURE (PHẦN CHỮ KÝ)
Phần chữ ký được viết bên dưới phần kết thúc, tán tụng nằm gần với lề trái của khổ giấy.
Trong phần chữ ký của thư thân mật, một người phụ nữ đã kết hôn có thể ghi phần tên của họ đơn giản là "Mai Huong" không cần thiết phải ghi là "Mrs. Mai Huong".
Ví dụ:
Yours very truly,
Mai Huong
Ngoài ra, trường hợp một người phụ nữ chưa kết hôn thì có thể chỉ viết tên của họ không cần phải thêm Miss, nếu thêm thì nên được đặt trong dấu ngoặc tròn.
Ví dụ:
Yours sincerely,
Vuong Lan / (Miss) Vuong Lan
Đó là phần viết tên, còn phần ký tên các bạn hãy lưu ý luôn tự ký tên và dùng mực viết, hạn chế sử dụng phần cài đặt chữ ký sẵn.
Thông thường trong phần thư thương mại, tên của công ty sẽ được đánh máy sẵn ở trên phần khoảng trống để người viết ký tên. Và phần chức vụ cũng được đánh máy sẵn ở bên dưới. Điều đó sẽ giúp người viết tiết kiệm thời gian triệt để và giúp bức thư thương mại nhìn sạch sẽ, sáng sủa hơn.
Ví dụ:
Hall, Haines & Company (được đánh máy sẵn)
Trieu Phong (viết tay)
Cashier (được đánh máy sẵn)
Không nên ký nhiều kiểu chữ ký khác nhau mà hãy cố gắng chỉ sử dụng một dạng cố định. Bởi chữ ký là phần rất quan trọng mang tính biểu trưng có thể thay thế cho bạn nên cần phải thống nhất trong thư từ hay các văn bản giấy tờ.
Ví dụ, nếu tên là Nguyen Thanh Hoa thì bạn không nên gửi thư cho một người rồi ký tên là "Hoa" sau đó trong bức thư gửi đến một người khác lại ký là "Thanh Hoa" hay "Nguyen Thanh Hoa". Điều đó hết sức cấm kị nên các bạn hãy thật sự lưu tâm.
7. THE SUPERSCRIPTION (PHẦN ĐỊA CHỈ TRÊN BÌA THƯ)
Các bạn hãy lưu ý nếu gửi thư cho một người phụ nữ thì luôn phải viết phần tên hiệu ở phần địa chỉ trên bìa thư như "Mrs." hoặc "Miss.". Trường hợp dùng tên hiệu "Dr." để chỉ học vị của người phụ nữ đó sẽ không được ứng dụng trong phần thư thân mật. bởi dùng như vậy quá trang trọng, không phù hợp.
Nếu gửi thư cho một người đàn ông, tên hiệu được sử dụng phổ biến nhất trong phần địa chỉ trên bìa thư là "Mr." hoặc "Esq."
Tuy nhiên, thông thường địa chỉ trên bìa thư của một bức thư thân mật sẽ được ghi là:
To: Truong Dong, Esq.,...
của một bức thư thương mại sẽ là:
To: Mr. Truong Dong, ...
Đôi khi, trong